Gestion des horaires de travail, sans Excel ni textos

Bien gérer les horaires de travail : les bases

Un bon horaire, c'est d'abord un horaire que tout le monde connaît à l'avance et qui ne change pas en cachette. Dans la plupart des PME, les mêmes principes reviennent : publier tôt, tenir compte des disponibilités avant de placer les quarts, garder une seule version de l'horaire et noter les changements au lieu de les régler de bouche à oreille. Ça paraît simple, mais quand on gère une équipe de 10, 20 ou 40 personnes avec des temps partiels, des étudiants et des quarts de fin de semaine, ça devient vite un casse-tête.

• Publier l'horaire assez d'avance pour que les employés puissent s'organiser
• Récolter les disponibilités et les congés avant de bâtir la semaine
• Garder une seule source officielle de l'horaire
• Prévenir l'équipe dès qu'un quart change
• Comparer les heures prévues et les heures réellement faites avant la paie

Les erreurs courantes (on les a toutes vues)

Le fichier Excel envoyé par courriel, c'est le classique. Il marche… jusqu'au jour où deux versions circulent, où quelqu'un regarde l'ancienne et se présente au mauvais quart. La photo de l'horaire papier dans le groupe de textos, même affaire : un changement de dernière minute se perd entre deux messages, et personne ne sait qui a confirmé quoi. Autre erreur fréquente : garder les demandes de congé dans sa tête ou dans ses textos. Résultat, on les oublie en montant l'horaire, puis il faut tout replacer. Enfin, compter les heures à la main à partir de feuilles de temps, c'est long et ça laisse la place aux erreurs sur la paie.

Ce que HoraX fait concrètement

HoraX regroupe tout ce qui touche l'horaire dans un seul outil, pour le gestionnaire comme pour l'équipe. Vous bâtissez la semaine en glisser-déposer, vous la copiez quand elle se ressemble d'une semaine à l'autre, puis vous publiez. Les employés reçoivent l'horaire sur leur cellulaire et voient tout de suite leurs prochains quarts.

• Horaire en glisser-déposer, par département ou par poste
• Les employés voient leurs quarts sur leur cellulaire, toujours à jour
• Suivi des heures travaillées, prêt pour la paie
• Demandes de congé et indisponibilités au même endroit
• Messagerie d'équipe avec traduction des messages, pratique pour les équipes multilingues
• Pointage des arrivées et des départs

Pour les gestionnaires qui ont autre chose à faire

La plupart des propriétaires de PME n'ont pas choisi leur métier pour faire des horaires. L'idée de HoraX, c'est de vous redonner ce temps-là : moins d'allers-retours par texto, moins de « je savais pas que je travaillais », et des heures déjà compilées quand arrive le temps de la paie. Vous gardez le contrôle sur l'horaire; l'outil s'occupe de la communication.

Pensé au Québec, en français

HoraX est conçu et développé à Saint-Félicien, au Lac-Saint-Jean, pour les réalités des PME d'ici : restos, commerces, hôtels et toutes les équipes qui travaillent sur des quarts. L'interface est en français, et le support aussi : [email protected].

Questions fréquentes

Les questions qu'on nous pose le plus souvent sur la gestion des horaires de travail avec HoraX.

C'est quoi, un logiciel de gestion des horaires de travail?

C'est un outil qui remplace le fichier Excel, le tableau dans le bureau et les textos de groupe. Le gestionnaire monte l'horaire à un seul endroit, et chaque employé le consulte sur son cellulaire. Quand un quart change, tout le monde voit la même version.

Mes employés doivent-ils installer quelque chose?

Ils peuvent utiliser l'application HoraX sur leur téléphone ou passer par le navigateur. Dans les deux cas, ils voient leurs quarts, leurs heures et les messages de l'équipe.

Est-ce que HoraX convient à une petite équipe?

Oui. HoraX est pensé pour les PME québécoises : restos, commerces, hôtels et autres équipes qui travaillent sur des quarts. Le tarif est calculé par employé, alors vous payez pour la taille réelle de votre équipe.

Peut-on gérer les congés et les disponibilités?

Oui. Les employés envoient leurs demandes de congé et indiquent leurs indisponibilités dans l'application. Vous les voyez directement en montant l'horaire, au lieu de les chercher dans vos messages.

Comment fonctionne l'essai gratuit?

Vous créez votre espace en ligne et profitez de 14 jours d'essai pour monter de vrais horaires avec votre équipe. Vous pouvez annuler en tout temps.

Qui est derrière HoraX?

HoraX est développé par Horax, une entreprise individuelle de Saint-Félicien, au Québec (NEQ 2282598590). Pour toute question : [email protected].